Wappen des Eimsbütteler TV ETV FußballDigitalisierung

58 Mannschaften,
verwaltet mit WhatsApp
und Excel
.

Der ETV hat eine der größten Fußballabteilungen Hamburgs. Konzepte, Platzzeiten, Anmeldungen, Materialbestellungen und Förderanträge liegen auf privaten Handys, in Ordnern und in einzelnen Tabellen. Diese Seite zeigt, was ein gemeinsamer Hub davon übernehmen könnte und wo ich anfangen würde.

Zusammengestellt von Carlo Neri, AI Engineer und Trainer im ETV-Jugendbereich. Diese Seite ist ein Vorschlag zur Diskussion, kein fertiges Produkt.

Ausgangslage

Wo die Arbeit heute liegt

In Gruppenchats

Termine, Absagen und Fotos in Verläufen, die niemand durchsuchen kann. Trainer geben ihre private Nummer heraus.

Auf Papier

Anmeldungen, Einverständniserklärungen, Teilnehmerlisten. Unterschrieben, abfotografiert und dann irgendwo abgelegt.

In Einzeltabellen

Mannschaftskassen, Kaderlisten, Zahlungsstände. Auf einem Laptop, in einer Version, bei einer Person.

In Köpfen

Wer welche Lizenz hat, wann welche Frist läuft, was letzte Saison entschieden wurde. Geht mit, wenn jemand aufhört.

Abgrenzung

Die Lücke liegt in der Mitte

Team-Apps organisieren die einzelne Mannschaft. Vereinssoftware verwaltet Mitglieder und Geld. Dazwischen liegt die Abteilung: Wissen, Plätze, Material, Nachweise, Austausch zwischen den Teams. Dafür nutzt heute niemand ein System, sondern WhatsApp, Excel und E-Mail.

Team-App

SpielerPlus, TEAMPUNKT, Spond. Bleibt, wie es ist.

  • Termine mit Zu- und Absagen
  • Aufstellung und Kaderplanung
  • Anwesenheitsstatistik
  • Mannschaftskasse und Strafenkatalog
  • Fahrgemeinschaften
  • Team-Chat und Umfragen

Nichts davon bauen wir nach.

Verein & Verband

DFBnet und die Mitgliederverwaltung. Bleibt führendes System.

  • Spielerpässe und Spielberechtigungen
  • Vereinswechsel über DFBnet
  • Mitgliedsdaten und Beitragseinzug
  • Spielberichte und Ergebnismeldung
  • Buchhaltung der Abteilung

Der Hub liest daraus, er ersetzt es nicht.

Der ETV-Hub

Was mehr als eine Mannschaft betrifft und heute niemandem gehört.

  • Ausbildungskonzept und Wissen der Abteilung
  • Platzbelegung mit Freigabe ungenutzter Zeiten
  • Probetraining, Warteliste, Teamzuordnung
  • Material und Teamwear anfordern
  • Fördergelder samt Fristen
  • Pinnwand für den Austausch zwischen Trainern
  • Lizenzen und Führungszeugnisse im Blick

Genau die Lücke, die heute WhatsApp und Excel füllen.

Die Themen

Was der Hub kann

Zwölf Bereiche, jeder für sich nutzbar. Alles auf einmal muss niemand angehen. Die Reihenfolge ergibt sich daraus, was am meisten weh tut.

Wissen & Konzepte

Das Wiki der Abteilung. Fertige Übungsdatenbanken gibt es zu kaufen, euer Ausbildungsweg steht nirgends.

  • Ausbildungskonzept und Leitbild je Altersklasse
  • Übungen aus dem Trainerkreis, ergänzt um zugekaufte Sammlungen
  • Eigene Inhalte einreichen, Freigabe durch die Koordination
  • Protokolle, Fortbildungen, Lehrmaterial
  • Volltextsuche über alles, auch vom Platz aus
Kurzfristig machbar

Kalender & Platzbelegung

Spieltage und Trainingszeiten aller Teams an einer Stelle, mit einem Schritt, den Team-Apps nicht kennen.

  • Spieltagskalender, stündlich von fussball.de
  • Trainingskalender mit allen Platz- und Hallenzeiten
  • Zeit nicht gebraucht? Freigeben. Andere Teams sehen den Platz sofort als frei
  • Belegung nach Platz, Team oder Altersklasse filtern
  • Kalender-Abo für Trainer, Spieler und Eltern
Kurzfristig machbar

Aufnahme & Warteliste

Die sportliche Seite des Zugangs. Pässe und Beiträge bleiben beim Verband und in der Mitgliederverwaltung.

  • Probetrainings-Anfragen landen beim richtigen Jahrgang
  • Anmeldeformular in mehreren Sprachen, für Familien ohne Deutsch als Erstsprache
  • Warteliste pro Jahrgang, für Eltern nachvollziehbar
  • Zuordnung zu einem Team, abgestimmt mit dem Trainer
  • Übergabe beim Jahrgangswechsel im Sommer
  • Anmeldedaten gehen einmal an die Mitgliederverwaltung
Kurzfristig machbar

Material anfordern

Bälle, Hütchen, Leibchen: anfordern statt hinterhertelefonieren.

  • Anforderung stellen, Status bis zur Ausgabe verfolgen
  • Bestand je Lager und Altersklasse sichtbar
  • Ausgabe und Rückgabe dokumentiert
  • Defektes melden statt still entsorgen
Kurzfristig machbar

Teamwear & Ausstattung

Angebunden an den Shop, über den der Verein ohnehin bestellt.

  • Sammelbestellung je Mannschaft mit Größen und Nummern
  • Wer hat bestellt, wer hat bezahlt
  • Vereinsvorgaben zu Farben und Logo hinterlegt
  • Direktlink in den Shop des Ausrüsters
Kurzfristig machbar

Fördergelder

Geld, das bereitsteht und liegen bleibt, weil die Fristen niemand kennt.

  • Passende Töpfe je Vorhaben, mit Fristen und Summen
  • Erinnerung rechtzeitig vor dem Stichtag
  • Antrag aus hinterlegten Vorlagen erstellen
  • Verwendungsnachweis wird über die Laufzeit gesammelt
  • Vertrauliche Bedarfsmeldung von Familien
Kurzfristig machbar

Pinnwand

Der Austausch zwischen Trainern, den heute niemand mitbekommt.

  • Spieler gesucht, Testspiel gesucht, Platz frei
  • Material abzugeben oder zu tauschen
  • Ankündigungen der Koordination an alle Teams
  • Suchbar statt im Chatverlauf verschwunden
Ausbaustufe

Schnittstellen

Andocken an das, was im ETV bereits genutzt wird. Ehrlich gerechnet.

  • Spielpläne und Ergebnisse direkt von fussball.de
  • Termine als Kalender-Abo, lesbar in jeder Team-App
  • Bestehende Kalender lesend übernehmen, per Abo-Link oder Tabelle
  • Mitgliederverwaltung bleibt führend, der Hub liest daraus
  • WhatsApp nur als Absprung in bestehende Gruppen: die offizielle Gruppen-Schnittstelle erlaubt acht Teilnehmer, für eine Elterngruppe reicht das nicht
Ausbaustufe

Rollen & Berechtigungen

Rechte über alle Teams hinweg, nicht nur innerhalb einer Mannschaft.

  • Koordination: alles, inklusive Kennzahlen
  • Trainer: eigenes Team, Wiki, Anforderungen
  • Eltern: Termine des Kindes, Formulare, Bestellungen
  • Spieler ab 16: eigener Zugang mit weniger Rechten
  • Sensibles wie Kontaktdaten und IBANs bleibt eng begrenzt
Kurzfristig machbar

Trainer & Ehrenamt

Wissen, wer da ist und welche Nachweise vorliegen.

  • Verzeichnis mit Rolle, Team und Erreichbarkeit
  • Warnung, bevor eine Lizenz abläuft
  • Führungszeugnisse: Nachweis und Ablaufdatum
  • Onboarding-Paket für neue Trainer
  • AWE-Abrechnung: Aufwandsentschädigungen digital einreichen und freigeben
Kurzfristig machbar

Dokumente & Formulare

Einmal richtig hinterlegt statt in jedem Team neu gebastelt.

  • Einwilligungen und DSGVO-Formulare
  • Vorlagen für Elternbriefe und Teilnehmerlisten
  • Hallenzeiten, Satzung, Beitragsordnung
  • Immer die gültige Fassung, sichtbar datiert
Kurzfristig machbar

KI-Assistenz

Fragen stellen, statt sich durch Ordner zu klicken.

  • „Welche Übungen gibt es zum Gegenpressing für die D-Jugend?"
  • „Ist Donnerstag ein Platz frei?"
  • Sprachnotiz wird zum Bericht oder zur Anforderung
  • Elternbriefe automatisch übersetzen
  • Anfragen an die richtige Person weiterleiten
Ausbaustufe
Kurzfristig machbar, eine Frage von Wochen Ausbaustufe, sobald die Basis steht
Prototyp

So könnte der Hub aussehen

Fünf Ansichten aus der Trainerperspektive. Bewusst schnell hingestellt, um die Idee sichtbar zu machen: alle Namen und Zahlen sind erfunden, und es ist eine Beispieldarstellung, kein gebautes System.

etv-hub.de / mein-team

1. C-Junioren (A1)

Donnerstag, 20. August 2026 · Verbandsliga

Nächste PlatzzeitDo 17:30Kunstrasen, Platz 2
Offene Anfragen2Material, Teamwear
Fristen1Förderantrag, 12 Tage

Diese Woche

KW 34
20Do
Training17:30–19:00 · Platz 2
Platz 2
22Sa
Teutonia 05 — ETVAuswärts · Anpfiff 11:00
Spieltag
25Di
Training17:30–19:00 · Platz 2
frei gemeldet

Zu erledigen

3 offen
Förderantrag SportjugendFrist 01.09. · Vorlage liegt bereit
Frist
Trikotgrößen meldenSammelbestellung schließt Freitag
Offen
2 Einwilligungen fehlenFotofreigabe Saison 26/27
Offen
Praxisfall

Ein Beispiel aus dem Bereich Fördergelder

Trainingslager der ETV-U15 im Sommer 2026: 22 Spieler, 3 Betreuer, drei Nächte in Flensburg. Was dabei an Fördergeld möglich war und wie knapp es daran vorbeigegangen wäre.

Unterkunft und Vollpension, 22 Spieler3.069,00 €
Betreuer, auf die Spieler umgelegt472,05 €
Stadionnutzung, 4 Einheiten450,00 €
Beherbergungsabgabe128,70 €
Gesamtkosten der Fahrt4.119,75 €
Endpreis je Spieler187,26 €
Förderung je berechtigtem Kind−80 bis −100 €

Die Förderung für Kinder aus einkommensschwachen Familien hätte ich fast verpasst. Der Antrag muss vier Wochen vorher raus, ich war sechs Tage zu spät und musste telefonisch nachverhandeln.

Es hat am Ende geklappt. Mich beschäftigt trotzdem, wie viele der 58 Mannschaften dieses Geld jedes Jahr liegen lassen, weil niemand die Frist kennt. Und wie viele Kinder deshalb zu Hause bleiben.

Diese Recherche habe ich für ein Team gemacht. Ein System, das die Töpfe und Fristen kennt, macht sie für alle nur einmal.

Vorschlag

Klein anfangen, an echten Teams

Kein Großprojekt und keine Umstellung des ganzen Vereins. Erst die Funktionen, die Trainer wirklich auf die Seite holen. Alles Weitere kommt, wenn sie da sind.

Grundfunktionen

Zuerst das, wofür Trainer die Seite von sich aus öffnen: Testspiele ansetzen, Termine in den eigenen Kalender holen, Räume und Plätze mit freien Zeiten buchen, Material anfordern.

in einer Woche umsetzbar

Erweitern

Wenn die Trainer da sind, kommt dazu, was Arbeit abnimmt: Konzepte und Trainingswissen an einem Ort, Aufnahmeanfragen und Wartelisten, Teamwear und Ausstattung.

die Wochen danach

Fortlaufend verbessern

Schnittstellen zu den Systemen, die der Verein schon nutzt. Eine Pinnwand für den Austausch zwischen den Teams. KI-Assistenz für alles, was sonst Tipparbeit bleibt.

laufend